Legal Ops: como transformar o jurídico em motor de eficiência

Em poucos anos, Legal Ops saiu do jargão de conferência para se tornar peça central na gestão jurídica. Pesquisas recentes mostram que a maioria dos departamentos já possui funções dedicadas à disciplina e aumentou o orçamento para operações, mesmo sob forte pressão de custos. Ao mesmo tempo, cresce a expectativa por mais tecnologia, automação e capacidade analítica do jurídico.

Pense em Legal Ops como o painel de controle que conecta processos, dados, ferramentas e decisões de gestão do jurídico. Ele permite enxergar gargalos, medir eficiência e, principalmente, provar valor para a diretoria financeira e para o negócio. Este artigo mostra como estruturar Legal Ops de forma prática, quais ferramentas priorizar, como medir resultados e quais tendências tecnológicas já estão redefinindo o trabalho do jurídico.

Legal Ops na prática: o novo centro de gestão do jurídico

Legal Ops é a função responsável por desenhar, operacionalizar e otimizar como o trabalho jurídico acontece, e não o conteúdo técnico das análises. Envolve gestão de processos, orçamento, tecnologia, fornecedores, dados e performance. Em pesquisas como o Legal Department Operations Index, mais de 80% dos departamentos jurídicos já declaram ter pelo menos um papel dedicado a operações.

Outro dado relevante vem da pesquisa global da Axiom sobre o cenário jurídico de 2025, que mostra aumento médio de orçamento em operações jurídicas, mesmo em ambientes de forte pressão por "fazer mais com menos". O recado é claro: Legal Ops deixou de ser apenas controle de custos e passou a ser habilitador estratégico de receita, velocidade e redução de risco.

Na prática, Legal Ops atua como centro de gestão do jurídico em três frentes principais:

• Orquestrar o fluxo de trabalho: da entrada de demandas até o encerramento de casos e contratos.
• Padronizar como o time trabalha: modelos, políticas, SLAs, templates, checklists.
• Conectar o jurídico ao negócio: métricas, relatórios, dashboards e narrativas que façam sentido para diretoria e áreas parceiras.

Um checklist simples para avaliar a maturidade atual de Legal Ops no seu jurídico:

1. Vocês sabem quantas demandas entram por mês e de onde elas vêm?
2. Existem SLAs formais com áreas de negócio e acompanhamento de cumprimento?
3. Há um conjunto padrão de templates, cláusulas e documentos, mantido e governado?
4. O orçamento jurídico é acompanhado com indicadores e previsões, não só com histórico?

Se a maioria das respostas é “não”, o primeiro passo não é comprar novas ferramentas, e sim construir o mínimo de estrutura de Legal Ops e gestão.

Pilares de gestão para estruturar Legal Ops com eficiência

Para sair da teoria, vale organizar Legal Ops em pilares de gestão que permitam ações concretas de otimização, eficiência e melhorias contínuas. Uma síntese prática, inspirada em frameworks como os discutidos pela Wolters Kluwer em suas tendências de operações jurídicas, é a seguinte:

1. Processos: mapeamento e padronização dos principais fluxos (contratos, consultivo, contencioso, compliance). Comece identificando 3 processos críticos pelo volume ou impacto em receita.
2. Pessoas e governança: clareza de papéis, responsabilidades, critérios de priorização e canais oficiais de entrada de demandas. Legal Ops costuma apoiar o jurídico em desenho de organograma, políticas e SLAs.
3. Dados e métricas: definição de poucos indicadores que ligam jurídico à estratégia da empresa, como tempo de ciclo de contratos, gastos com escritórios externos e produtividade por advogado.
4. Tecnologia e ferramentas: uso de sistemas para intake, gestão de contratos, e-billing, automação e analytics. Aqui entram tanto plataformas consolidadas quanto soluções de baixo código.

Segundo a análise da KPMG sobre o departamento jurídico do futuro, a tendência é que o jurídico tenha papéis executivos focados em operações e tecnologia, como legal COO ou legal CTO, reforçando a importância de uma visão de gestão estruturada.

Um caminho operacional para começar a estruturar esses pilares em Legal Ops:

• Mês 1: eleger um responsável por Legal Ops, ainda que parcial, e fazer um inventário rápido de processos, sistemas e métricas existentes.
• Mês 2: priorizar dois processos críticos e desenhar seus fluxos atuais, identificando gargalos e oportunidades de automação.
• Mês 3: definir 5 a 7 indicadores-chave, alinhar com a liderança e começar a acompanhar, mesmo com dados imperfeitos.

A disciplina está menos em ter o modelo perfeito e mais em criar um ciclo constante de gestão, aprendizado e ajustes.

Ferramentas de Legal Ops: como montar um stack tecnológico enxuto

Ferramentas são fundamentais em Legal Ops, mas a armadilha comum é montar um mosaico caótico de sistemas que não conversam entre si. Relatórios como o da Mitratech sobre tendências em Legal Operations para 2025 e o da Litera sobre tendências legais e consolidação de vendors mostram que as organizações mais maduras estão reduzindo o número de fornecedores e priorizando plataformas unificadas.

Ao montar o stack de tecnologia, vale organizar as ferramentas em grandes blocos:

• Intake e gestão de demandas: portais internos, formulários e filas centralizadas que impeçam o caos de e-mails e mensagens soltas.
• Gestão de contratos (CLM): desde geração de modelos até assinatura e renovação, com templates e cláusulas padronizadas.
• E-billing e controle de escritórios externos: registro de horas, orçamentos e comparação de honorários.
• Repositório e conhecimento jurídico: base organizada de pareceres, modelos e decisões para reaproveitamento.
• Automação, AI e analytics: ferramentas para automação de documentos, classificação de demandas, análise preditiva e relatórios.

Uma abordagem prática de Legal Ops para escolher ferramentas com foco em eficiência:

1. Mapear casos de uso prioritários: por exemplo, reduzir o tempo de aprovação de contratos comerciais em 50% ou ter visibilidade em tempo real do orçamento com escritórios.
2. Definir critérios de seleção: integração com sistemas existentes, facilidade de uso, capacidade de automação, analytics nativos e suporte local.
3. Rodar pilotos controlados: começar com uma área de negócio ou tipo de demanda, com objetivos e prazos claros.
4. Medir e decidir: comparar indicadores antes e depois do piloto, como tempo de ciclo, satisfação do usuário interno e esforço manual.

Relatórios como o Clio Legal Trends Report analisado pela 2Civility mostram que escritórios que adotaram ferramentas de AI e automação de forma estratégica aumentaram receitas e carteira de clientes com o mesmo número de profissionais. Para departamentos jurídicos internos, o raciocínio é semelhante: Ferramentas bem escolhidas permitem crescer a demanda sem expandir na mesma proporção o quadro de advogados.

Do desenho à implementação: workflow operacional de Legal Ops

Saber o que fazer em Legal Ops não basta; o valor está em como implementar. É aqui que muitos projetos de tecnologia e eficiência travam. Estudos como o da Juro sobre tendências de Legal Operations 3.0 mostram que boa parte das transformações falha por questões de adoção, comunicação e falta de clareza em quem faz o quê.

Considere um time jurídico interno de uma empresa SaaS em rápido crescimento. O volume de contratos aumenta mês a mês, o contencioso começa a ficar mais complexo e a diretoria exige previsibilidade de riscos e custos. Um workflow de implementação de Legal Ops pode seguir estas etapas:

1. Diagnóstico rápido (2 a 4 semanas)

   • Entrevistar lideranças e advogados para entender dores prioritárias.
   • Levantar dados mínimos sobre volume de demandas, tempos médios e principais riscos.
   • Mapear sistemas atuais e planilhas paralelas.

2. Desenho de processos e regras (4 a 6 semanas)

   • Desenhar o fluxo alvo de 2 ou 3 processos críticos, como contratos comerciais e consultivo recorrente.
   • Definir papeis, SLAs, critérios de prioridade e pontos de controle.
   • Identificar onde automação, formulários ou workflows de baixo código podem reduzir retrabalho.

3. Implementação tecnológica e pilotos (6 a 8 semanas)

   • Configurar ferramentas de intake e CLM, integrar com CRM ou ERP sempre que possível.
   • Criar automações básicas sem exigir grande volume de código, usando plataformas no-code ou low-code.
   • Rodar piloto com uma equipe ou região específica, acompanhando métricas semanais.

4. Escala e melhoria contínua

   • Ajustar o desenho com base no piloto antes de expandir para outras áreas.
   • Formalizar políticas, manuais rápidos e treinamentos para novos usuários.
   • Consolidar os resultados em um painel de controle de Legal Ops visível para o C-level.

Um ponto crítico de gestão em Implementação é tratar Legal Ops como programa, não como projeto isolado de tecnologia. Sempre que possível, crie um comitê enxuto com representantes de jurídico, finanças, TI e negócio para priorizar iniciativas e remover bloqueios.

Métricas, otimização e melhorias contínuas em Legal Ops

Sem métricas, Legal Ops vira apenas narrativa bonita. As organizações que conseguem provar o valor da função são justamente as que conectam dados de eficiência jurídica a indicadores de negócios. Estudos da Thomson Reuters e análises da Axiom Law reforçam que operações jurídicas maduras acompanham indicadores de produtividade, gastos externos e impacto em receita.

Algumas métricas essenciais para qualquer iniciativa de Legal Ops:

• Tempo de ciclo de contratos: dias entre a abertura da demanda e a assinatura.
• Taxa de automação: percentual de contratos ou documentos gerados a partir de modelos padronizados.
• Gasto com escritórios externos: comparado ao orçamento e segmentado por tipo de demanda.
• Produtividade por advogado: demandas concluídas ou contratos fechados por período.
• Satisfação das áreas de negócio: pesquisa rápida de satisfação após entregas relevantes.

Um exemplo de impacto concreto: suponha que o tempo médio de aprovação de contratos comerciais seja de 15 dias. Com padronização de templates, automação de minutas e um fluxo de aprovações definido em ferramenta de CLM, não é incomum reduzir esse ciclo para 5 dias. Isso acelera receita sem contratar mais pessoas, aumento direto de eficiência.

Para transformar dados em melhorias contínuas, um ritual de gestão simples e poderoso para Legal Ops é:

1. Reunião mensal de performance com jurídico, finanças e, quando possível, uma área de negócio relevante.
2. Revisão de poucas métricas prioritárias: contratos, orçamento, demandas críticas e backlog.
3. Definição de 2 a 3 ações de melhoria por mês, sempre com responsáveis e prazos claros.

Com o tempo, o jurídico passa a falar a língua do negócio: em vez de discutir apenas riscos abstratos, mostra como Legal Ops está gerando ganhos de eficiência, reduzindo custos externos e permitindo que a empresa assuma riscos calculados com mais confiança.

Tendências em tecnologia, AI e código que vão moldar Legal Ops

As tendências mais recentes apontam para uma evolução de Legal Ops para uma nova fase, em que tecnologia, AI e algum nível de código ganham protagonismo. O relatório da Juro sobre Legal Operations e o papel de legal engineers mostra que times jurídicos já contam com profissionais híbridos, capazes de desenhar fluxos automatizados e integrar ferramentas. A Mitratech também enfatiza a importância de automação e plataformas unificadas para mitigar o risco de projetos de transformação fracassarem por falta de adoção.

Ao mesmo tempo, a KPMG projeta um futuro em que advogados serão minoria em estruturas jurídicas que incluirão profissionais de dados, tecnologia e operações. Relatórios como o da Centerbase sobre operações de escritórios de advocacia e o da Litera reforçam que os escritórios e departamentos que se destacam são justamente os que tratam eficiência operacional e tecnologia como vantagem competitiva, não apenas suporte.

Na prática, três movimentos de tecnologia e código devem orientar seu roadmap de Legal Ops:

1. Automação com baixo código: construção de fluxos de aprovação, geração de documentos e integrações simples entre ferramentas, usando plataformas no-code ou low-code. Pequenos trechos de código podem ser usados apenas para integrações específicas, como acionar APIs de CLM a partir do CRM.
2. Self-service jurídico com AI: criação de portais internos em que áreas de negócio iniciam demandas, geram minutas padrão e acompanham status, com apoio de modelos de linguagem treinados e revisados pelo jurídico.
3. Analytics avançado: uso de dados históricos para prever carga de trabalho, identificar riscos recorrentes e direcionar prevenção. O relatório da Clio destaca que organizações que combinam AI e analytics tendem a crescer mais rápido e com maior previsibilidade.

Esses movimentos não significam que todo jurídico precise se transformar em time de programação. O que muda é a necessidade de entender bem as possibilidades de tecnologia, saber dialogar com TI e fornecedores e orientar o uso de código e ferramentas para resolver problemas reais de negócio, sempre com governança adequada.

Próximos passos de Legal Ops para o seu jurídico

Legal Ops não é um projeto de uma vez só, e sim uma forma de gerir o jurídico de maneira mais estratégica, orientada por dados, Ferramentas e processos. A boa notícia é que não é necessário esperar por um orçamento gigante ou por tecnologia de ponta para começar.

Nos próximos 90 dias, seu time pode iniciar uma jornada consistente com três decisões simples. Primeiro, nomear alguém como responsável por Legal Ops, mesmo part-time, para coordenar diagnóstico, priorização e governança. Segundo, escolher dois processos críticos e mapeá-los com clareza, definindo SLAs, pontos de decisão e oportunidades de automação com tecnologia acessível. Terceiro, implementar um painel de controle mínimo com 5 métricas que conectem o trabalho jurídico aos resultados de negócio.

A partir daí, o ciclo de otimização, eficiência e melhorias contínuas se torna natural. Cada novo projeto de tecnologia, contratação de Ferramentas ou ajuste de código passa a ser guiado por dados e objetivos claros de Legal Ops. O resultado é um jurídico mais previsível, respeitado pela alta gestão e capaz de atuar como verdadeiro parceiro estratégico do crescimento da empresa.